Protocolo notarial
Conjunto anual de instrumentos públicos y demás documentos incorporados al protocolo conforme a la legislación notarial, sujeto a custodia y conservación notarial.
QUÉ SIGNIFICA
El artículo 272 del Reglamento Notarial define el protocolo notarial como el conjunto de instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año natural. La Ley del Notariado define además el protocolo, en relación con las escrituras matrices, como su colección ordenada anual.
No es un registro de derechos sobre inmuebles ni un archivo privado del cliente. Su función es conservar los originales y documentos incorporados que correspondan y permitir la expedición, exhibición o lectura en los casos y a las personas legitimadas por la normativa notarial.
QUÉ NO ES / NO CONFUNDIR
No es el Registro de la Propiedad, el Catastro ni una carpeta privada que el cliente pueda retirar de la notaría.
CUÁNDO APARECE / CÓMO SE USA
Conservación oficial de matrices e instrumentos protocolizados.
REQUISITOS / REGLAS
Se forma por años naturales y queda sujeto a las reglas notariales de formación, custodia, conservación y secreto. El acceso y la expedición de copias no son libres: dependen de la legitimación prevista en la normativa.
DOCUMENTACIÓN / CÓMO SE ACREDITA
Matrices e instrumentos y documentos incorporados en los términos legalmente previstos.
EFECTOS / CONSECUENCIAS
Permite conservación, trazabilidad y posterior expedición de copias auténticas o simples.
DIFERENCIAS CON CONCEPTOS PRÓXIMOS
Protocolo = archivo notarial de originales; matriz = original concreto; copia = reproducción expedida del original.
POR QUÉ TE IMPORTA
Porque explica por qué el original queda custodiado y cómo puede recuperarse documentalmente una escritura años después.
EJEMPLO PRÁCTICO
Aunque el notario que autorizó una compraventa se jubile o cambie la situación de la notaría, el protocolo debe seguir custodiado conforme a las reglas notariales y puede localizarse para obtener copias.
DEPENDE DE
Del año, notaría, sucesión o archivo del protocolo y reglas especiales del documento.
ERRORES FRECUENTES
Confundir número de protocolo con número de finca registral o pensar que el protocolo es público de libre consulta.
OJO CON ESTO
Los protocolos son secretos: que exista un instrumento en protocolo no da derecho a cualquiera a obtener copia.