Identificación notarial
Comprobación por el notario de la identidad de otorgantes o comparecientes mediante conocimiento personal o los medios admitidos por la legislación notarial, dejando constancia documental cuando procede.
QUÉ SIGNIFICA
La Ley del Notariado exige al notario dar fe, en escrituras y en las actas que por su naturaleza lo requieran, de que conoce a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios legalmente admitidos. El Reglamento desarrolla las circunstancias identificativas y los documentos utilizados para españoles y extranjeros.
Desde la reforma de digitalización notarial, el art. 23.2 LN permite además la comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial mediante sistemas de identificación electrónica admitidos, con verificación notarial de la documentación remitida y posibilidad de contraste en los términos legales. Esa identificación electrónica no elimina los controles de capacidad, representación, NIF o prevención de blanqueo que correspondan.
Identificación notarial, identificación fiscal y diligencia debida antiblanqueo no son la misma cosa. Saber quién comparece no resuelve por sí solo cuál es su NIF, si actúa por cuenta propia, quién es el titular real de una sociedad, de dónde proceden los fondos o si existen indicadores de riesgo.
QUÉ NO ES / NO CONFUNDIR
No es el NIF, el juicio de capacidad, la comprobación de titular real ni el análisis del origen de fondos.
CUÁNDO APARECE / CÓMO SE USA
Escrituras y actas en las que la ley exige al notario dar fe de identidad, además de otras actuaciones notariales en que deba identificarse al interviniente.
REQUISITOS / REGLAS
Comprobar el medio de identificación legalmente admisible para el supuesto, su correspondencia con la persona y las circunstancias que deban reflejarse en el instrumento; en comparecencia electrónica, aplicar además el art. 23.2 LN y los controles propios del canal notarial electrónico.
DOCUMENTACIÓN / CÓMO SE ACREDITA
Documentos y medios de identificación admitidos por el art. 23 LN y el Reglamento Notarial; en comparecencia electrónica, sistemas de identificación y documentación verificada a través de la sede electrónica notarial conforme al régimen vigente.
EFECTOS / CONSECUENCIAS
Permite atribuir documentalmente las declaraciones y el otorgamiento a personas determinadas y sustenta otros controles de capacidad y representación.
DIFERENCIAS CON CONCEPTOS PRÓXIMOS
Identidad = quién es la persona; capacidad = aptitud jurídica para el acto; representación = facultad para actuar por otro; NIF = identificación fiscal.
POR QUÉ TE IMPORTA
Porque un error de identidad puede afectar a la validez documental, representación y seguridad del tráfico, y porque conviene no confundir el control de identidad con otros controles notariales o de PBC/FT.
EJEMPLO PRÁCTICO
Comparece una persona extranjera para vender una vivienda. El notario debe identificarla conforme a la normativa aplicable y, separadamente, comprobar representación, NIF y controles de prevención de blanqueo que correspondan.
DEPENDE DE
De nacionalidad, residencia, documento disponible, tipo de instrumento y medios de identificación admitidos por la Ley y Reglamento Notarial.
ERRORES FRECUENTES
Confundir NIE con documento de identidad; pensar que conocer personalmente al otorgante elimina cualquier otra exigencia documental; usar identidad como sinónimo de titular real.
OJO CON ESTO
No reduzcas la identificación a “traer el DNI”: la documentación válida depende de nacionalidad/residencia y del supuesto; tampoco confundas identidad con capacidad o suficiencia de poder.